Presseverteiler

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Inhaltsverzeichnis

Allgemeines

Eine gute Pressearbeit setzt einen guten Presseverteiler voraus. Ein guter Presseverteiler zeichnet sich in erster Linie durch seine Datenqualität, erst in zweiter Linien durch seine Quantität aus. Denn was nützt es, wenn Pressemitteilungen ungelesen in Postfächern oder Spamfiltern der Redaktionen liegen bleiben.

Sind Pressemitteilungen für Redakteure inhaltlich mehrfach irrelevant, so werden sie künftig sicherlich nicht mehr beachtet werden. So macht es keinen Sinn, beispielsweise einem monatlich erscheinenenden Stadtmagazin einen Pressetext über das letzte Spiel zu senden. Hintergrundberichte und Imagestorys könnten gleichwohl interesant sein. Die Mitgliederzeitschrift der Indurstrie- und Handelskammer gehört wahrscheinlich ebensowenig in den regulären Verteiler. Ein Bericht über die Partnerschaft des Vereins mit der lokalen Wirtschaft dürfte aber auch dort Resonanz finden (siehe Storytelling).

Der Presseverteiler sollte daher so aufgebaut werden, dass selektriert werden kann, wer welche Informationen erhält. Es handelt sich im Weiteren Sinne also nicht um einen Verteiler, sondern um eine Datenbank als Grundlage für jegliche PR-Arbeit.

Vom Presseverteiler zu unterscheiden ist der Verteiler für einen Newsletter.

Aufbau des Presseverteilers

Der Aufbau eines Presseverteils erfordert eine gründliche Recherche durch den PR-Verantwortlichen. Dies kann einerseits durch Recherche in öffentlich zugänglichen Quellen erfolgen. Wichtiger jedoch ist der persönliche Kontakt und das persönliche Nachfassen bei Redaktionen, um den richtigen Adressaten samt Kontaktadresse in Erfahrung zu bringen. Man sollte sich bemühen, immer die persönliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer des zuständigen Redakteurs zu erhalten. Der Versand an allgemeine Redaktionadressen (info@.... oder sportredaktion@....) kann mitunter dazu führen, dass die Pressemitteilung nicht den zuständigen Mitarbeiter erreicht.

Adressaten

Für die Auswahl der Adressaten sind zunächst folgende Fragen zu beantworten:

  1. Welche Zielgruppen sind wichtig?
  2. Welche Medien nutzen die definierten Zielgruppen?

Folgende Adressatengruppen sollten in den Presseverteiler eines Bundesligavereins aufgenommen werden:

Lokale und regionale Tageszeitungen, Sonntagszeitungen und Wochenzeitungen
Die lokalen und regionalen Tageszeitungen zählen nach wie vor zu den wichtigsten Medien. Auch wenn die Auflagen seit Jahren zurückgehen und den Verlagen insbesondere junge Leser wegbrechen, kommt man an der klassischen Zeitung nicht vorbei. „Zähle nicht diejenigen, die Du erreichst, erreiche diejenigen, die zählen!” ist ein Slogan, mit denen Zeitungen trotz sinkender Reichweite ihre Relevanz unterstreichen.
PR-Verantwortliche sollten nicht nur die zuständige Sportredaktion im Blick haben, sondern auch die Lokalredaktion, die Redaktion für die Wochenendbeilage u.a. Auch dort lassen sich viele Themen platzieren (siehe Storytelling), die auch Leser, die sich prinzipiell nicht für den Sport interessieren, erreichen.
Die meisten Zeitungen verfügen heute auch über einen Online-Auftritt. Überwiegend bildet dieser Teile der Print-Ausgabe ab. Es gibt aber auch Zeitungen, die eine eigene Online-Redaktion unterhalten oder ausschließlich online erscheinen.
Lokale und regionale Sportzeitungen
Der Markt von Sportzeitungen ist deutlich überschaubarer als der von Tageszeitungen und - was die wöchentlich erscheinenden Titel betrifft - stark von Fußball geprägt.
Lokale und regionale Fernseh- und Radiosender
Lokale und regionale Anzeigenblätter, Stadtmagazine, Veranstaltungskalender
Kostenlose Anzeigenblätter und Stadtmagazine gibt es allerorten. Da sie meist nur über ein geringes Budget und wenig personelle Ressourcen verfügen, sind sie dankbare Abnehmer für Berichte und Fotos. Sie verfügen über keine eigenen Sportredaktionen. Hier lassen sich am besten Themen mit sozialem und gesellschaftlichen Bezug platzieren (siehe Storytelling).
Lokale und regionale Internetplattformen und Veranstaltungskalender
Insbesondere junge Menschen nutzen immer seltener klassiche Medien, um sich zu informieren, sondern surfen im Internet. Für die Bundesligavereine ist es daher von großerer Relevanz, auch in den lokalen und regionalen Internetplattformen und Veranstaltungskalendern präsent zu sein.
Nachrichtenagenturen
Für den Bundesligavereine relevanten Nachrichtenagenturen sind die dpa und der SID.
Freiberufliche Journalisten und Fotografen
Neben den Redaktionen sollten auch freiberufliche Journalisten und Fotografen in den Verteiler aufgenommen werden.
Fachzeitschriften
Einzige deutsche Volleyball-Fachzeitschrift ist das volleyball-magazin.
Zeitschriften
Und Umständen eignen sich für einzelne Vereine auch ausgewählte Zeitschriftentitel. I.d.R. empfiehlt es sich aber, diese - fachfremden - Titel eher gezielt im Einzelfall anzusprechen.
Nachrichten-/Presseportale
Nachrichten-/Presseportale eignen sich auch zur Verbreitung eigener Pressemitteilungen. Hier ist zwischen kostenpflichtigen und kostenlosen Portalen zu unterscheiden. In beiden Fällen werden die Pressemitteilungen durch den Verfasser selbst online gestellt, werden also nicht über den eigenen Presseverteiler versendet.
kostenlose Presseverteiler
kostenpflichtige Presseverteiler
Volleyball-Internetportale
Neben den offiziellen Verbandsseiten gibt inzwischen überschaubare Anzahl privater Volleyball-Internetportale.
Sportverbände, Politik und Verwaltung
Sportorganisationen, Politik und Verwaltung
Sponsoren und Förderer des Vereins
Zu guter letzt sollten in den Presseverteiler auch Sponsoren und Förderer des Vereins aufgenommen werden. Der Verein dokumentiert in dieser Weise seinen Partnern gegenüber fortlaufend seine PR-Arbeit (siehe Sponsorenbetreuung). Möglicherweise geben Sponsoren auch eigene Mitarbeiter- oder Kundenzeitschriften heraus.

Die Vereine der 1.Bundesliga sollten darüber hinaus auch die Redaktionen der nationalen und ggf. internationalen Medien in ihren Verteiler aufnehmen.

Daten

Von den Adressaten im Medienbereich sollten folgende Daten erfasst werden:

  • Stammdaten der Zeitung (Print) bzw. Mediums (WWW, Hörfunk, Fernsehen)
    • Titel der Zeitung, Internetseite, Sendung o.a.
    • Mediadaten (Erscheinungsweise, Verbreitungsgebiet, Auflage, Einschaltquote/Reichweite)
    • Homepage
    • Verlagsanschrift
    • Redaktionsanschrift
      • Chefredakteur
  • zuständige Redaktion(en)
    • Chefredakteur des Ressorts
      • Name, Vorname, Telefon, Fax, E-Mail (dienstlich)
    • zuständige Redakteure und Fotografen
      • Name, Vorname, Anschrift (privat), Telefon (dienstlich und privat), Handy, Fax, E-Mail (dienstlich und privat), Geburtsdatum
    • Informationen zur Redaktionsarbeitsweise
      • Arbeitszeiten
      • Redaktionskonferenz (Tag, Uhrzeit)
      • Redaktionsschluss
  • Verteilerkategorie (z.B. Wirtschaft, Gesellschaft, Sport, Vorbericht/Nachbericht, Hintergrundberichte)
  • gewünschte Zustellung der Pressemitteilung
  • Foto ja/nein

Eine exemplarische Datenbank gibt hier als Download (Excel).

Recherchemittel

Der erste Schritt beim Aufbau eines Presseverteils ist sicher der Blick in das Impressum der eigenen Tageszeitung. Mit der Schneeballsuche stößt man im Internet sicher noch auf weitere Kontaktanschriften. Beim systematischen Aufbau eines Presseverteilers helfen folgende Recherchemittel. Darüber hinaus sollte ein PR-Verantwortlicher immer mit offenen Augen durch die Welt gehen und auf neue Angebote am Zeitschriftenkiosk und im Internet achten.

Handbuch Medien & Sport
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Der Verband Deutscher Sportjournalisten (VDS) gibt einmal jährlich im Philippka-Verlag das Handbuch Medien & Sport heraus. In diesem sind alle Kontaktadressen von
  • Sportredaktionen von Tages- und Wochenzeitungen, Fachpublikationen, privaten und öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten
  • Presse- und Fotoagenturen
  • freiberuflichen Journalisten und Pressefotografen (nur Mitglieder des VDS)
  • Sportverbänden und Organisationen
veröffentlicht. Das Buch kann über den Online-Shop des Philippka-Verlags bezogen werden.








Adressbuch des Sports
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Ebenfalls im Philippka-Verlag wird das Adressbuch des Sports herausgegeben. Dies beinhaltet insbesondere Kontaktadressen von Sportverbänden auf Bundes- und Landesebene, der öffentlichen Sportverwaltung, den Sportredaktionen großer Medien. Das Buch kann über den Online-Shop des Philippka-Verlags bezogen werden.









Mitgliederverzeichnis des Bundesverbandes Deutscher Zeitungsverleger e.V.
Das Mitgliederverzeichnis des Bundesverbandes Deutscher Zeitungsverleger e.V. ist online abrufbar und enthält die allgemeinen Redaktionsanschriften. Die Kontaktadressen der Sport- und Lokalredaktion sollten beim Zeitungsverlag direkt erfragt werden.


Mitgliederverzeichnis des Bundesverbandes Deutscher Anzeigenblätter e.V.
Der Mitgliederverzeichnis des Bundesverbandes Deutscher Anzeigenblätter e.V. ist online abrufbar und enthält die allgemeinen Redaktionsanschriften. Anzeigenblätter besitzen i.d.R. keine eigenen Sportredaktionen.


Mitgliederverzeichnis des Verbandes Deutscher Zeitschriftenverleger


Mitgliederverzeichnis des Verbandes Privater Rundfunk und Telemedien e.V. (VPRT)
Das Mitgliederverzeichnis des VPRT ist online abrufbar und enthält die Senderanschriften aller privaten Hörfunk- und Fernsehanstalten. Die Kontaktadressen der zuständigen Redaktion sollten direkt erfragt werden.


Datenbanken der Arbeitsgemeinschaft der Landesmedienanstalten (ALM)


Sonstige Verzeichnisse


Akkreditierungslisten
Auf der Internetseite des Bundesligavereins sollte im Bereich "Medien" eine Möglichkeit bestehen, dass sich Journalisten für einen Bundesligaspieltag akkreditieren und in den Presseverteiler eintragen lassen können. Siehe Presseakkreditierung.

Pflege des Presseverteilers

Der Presseverteiler muss regelmäßig aktualisiert werden. Die laufende Aktualisierung (Rückläufer, unzustellbare E-Mails, Abmeldungen, Anmeldungen, Adressänderungen) versteht sich von selbst. Einmal jährlich - am besten beim Saisonwechsel - sollte der Datenbestand geprüft werden. Hierzu empfiehlt es sich, allen Adressaten ein Stammblatt mit ihren erfassten Daten zu übersenden und um Kontrolle bzw. Korrektur zu bitten.